Gepubliceerd op
Gesprekstips

Een personeelslid ontslaan: hoe breng je het slechte nieuws?

Een leraar kan volgend schooljaar niet meer bij jou aan de slag. Omdat er niet voldoende uren zijn, of omdat hij niet in je school past. Als directeur sta je er niet om te springen die boodschap te brengen. Fabienne Cornelis, coördinator van het lerend netwerk HR van het GO!, helpt je zo’n slechtnieuwsgesprek voorbereiden en voeren.
 

Waarom is het zo moeilijk om slecht nieuws te brengen?

Fabienne Cornelis: “Niemand brengt graag slecht nieuws. Vaak probeert de boodschapper het meedelen te vermijden, te verbloemen of de emotionele impact te beperken. Er zijn verschillende redenen voor dat vermijdingsgedrag: je wil als boodschapper niet geassocieerd worden met het nieuws – zeker als je er zelf niks aan kan doen, je voelt je schuldig om wat je de ander ‘aandoet’, je wil je zelf niet verdrietig voelen , of je weet dat de ander opvangen veel tijd, inzet en begrip zal vergen.”
 

Hoe kan zo’n vermijdingsgedrag bij directeurs zich uiten?

Fabienne Cornelis: “Enkele ‘klassiekers’ zijn: het slechtnieuwsgesprek uitstellen, een ander het voor je laten doen, het gesprek samen met anderen voeren, of het nieuws telefonisch of schriftelijk meedelen om persoonlijk contact te vermijden. Ook tijdens het gesprek zien we uitstelgedrag, bijvoorbeeld de hele tijd over koetjes en kalfjes praten en pas op het einde van het gesprek het slechte nieuws brengen. Maar zo voelt de ontvanger zich steeds onzekerder en afhankelijker. Dat alleen al maakt sommige mensen woedend. Ze voelen zich niet respectvol behandeld.”
 

Is het dan beter om meteen met de deur in huis te vallen?

Fabienne Cornelis: “Als een stormram het nieuws brengen zonder enige inleiding is natuurlijk niet tactvol. Een korte inleiding, waarbij je een ernstige toon aanneemt, is wel gepast. Daarna kom je best meteen ter zake: vertel de beslissing en geef daarna de belangrijkste argumenten. Draai niet om de hete brij heen of verstop het slechte nieuws niet tussen stukjes positieve informatie. Of nog erger: de ontvanger het nieuws zelf laten ontdekken door suggestieve vragen te stellen.”


De kunst is zakelijk te blijven en tóch inlevingsvermogen te tonen

Fabienne Cornelis - coördinator van het lerend netwerk HR van het GO!

Hoe kan je als directeur de pijn verzachten?

Fabienne Cornelis: “Je moet bij dit soort gesprekken de vaardigheid hebben om enerzijds zakelijk te blijven met inhoudelijke feiten en argumenten, en anderzijds tóch inlevingsvermogen te tonen. Probeer je zo veel mogelijk te verplaatsen in de ander, ook wanneer je het gesprek voorbereidt. Ga niet minimaliseren door te zeggen dat hij of zijn niet de enige is. Begin ook niet uitvoerig te praten over hoe moeilijk je het zélf hebt met de mededeling, of ga ze niet meteen uitgebreid rechtvaardigen.”
 

Op welke reactie moet je voorbereid zijn?

Fabienne Cornelis: “Uiteraard is er frustratie. Die kan leiden tot verbale agressie: kritiek geven op zichzelf (‘het is weer met mij dat het moet gebeuren’), op jou (‘het is zeker omdat ik geen lange arm heb?’) of op de informatie zelf (‘wie zegt dat het waar is dat ik mijn klas niet onder controle heb?’). Vermijd in dat geval tegenagressie (‘ik heb je toch vroeger al gewaarschuwd’). Ook jezelf verdedigen (‘de collega’s zijn het met me eens’) is olie op het vuur. Erkenning geven aan de emoties van de ontvanger werkt beter (‘ik zie dat deze boodschap hard bij je aankomt’).”
 

Wat als mensen erg emotioneel reageren?

Fabienne Cornelis: “Soms dringt het nieuws niet door. Dat merk je aan uitspraken als: ‘ik geloof het niet‟ of ‘dat is onmogelijk’. Blijf dan empathisch reageren op basis van het gedrag dat je ziet (‘ik merk dat dit het is voor jou heel moeilijk is om dit te aanvaarden’) en herhaal het slechte nieuws enkele keren. Vaak weten mensen ook niet wat te zeggen. Verwoorden wat je ziet gebeuren (‘je bent er stil van’) is dan beter dan niks zeggen. Geef het personeelslid ruimte om stoom af te blazen. Blijf rustig en ga niet in discussie. Probeer samen te vatten hoe jij denkt dat de andere zich voelt.”
 

Soms gaan mensen toch in overdrive. Wat dan?

Fabienne Cornelis: “Meestal zal de ontvanger kalmeren wanneer die merkt dat je luistert en begrip toont. Maar soms ook niet. Als het personeelslid bepaalde grenzen overschrijdt zoals schelden of met dingen gooien, stel dan duidelijk wat kan en wat niet. Benoem het onaanvaardbare gedrag (‘stop, ik wil wel luisteren naar wat je te zeggen hebt, maar niet als je gaat schreeuwen. Als dat nu niet lukt voor jou, stel ik voor dat we het gesprek op een ander moment verder zetten’).”
 

De 6 stappen van een slechtnieuwsgesprek

  1. Bereid je gesprek 100% voor
    Denk vooraf heel goed na over wat je aan het personeelslid wil zeggen: baseer je boodschap op onweerlegbare feiten, er mag geen twijfel in je woorden sluipen. Zet vooraf al de bril op van je gesprekspartner. Zo zal je hem of haar beter kunnen helpen om de teleurstelling, de onmacht en het verdriet te verwerken. Zorg ervoor dat je tijdens het gesprek niet wordt gestoord door telefoon, collega’s, leerlingen of ouders.
  2. Leid het gesprek in
    Verwelkom het personeelslid en zet de juiste toon met een formele setting en een ernstige uitstraling. Vertel kort en zakelijk de aanleiding voor het gesprek. Een informele opening (‘hoe gaat het met de kinderen?’) is hier niet op zijn plaats.
  3. Draai niet rond de pot
    Val meteen met de deur in huis en breng het slechte nieuws op een zakelijke manier. Bijvoorbeeld: ‘Lieve, ik heb slecht nieuws. Ons leerlingenaantal is gedaald en daardoor zijn er minder lestijden. Helaas kan ik jou voor volgend schooljaar geen opdracht geven’. Vertaal de ernst van de boodschap ook in je lichaamstaal.
  4. Geef 2 niet-weerlegbare argumenten
    Geef voor het slechte nieuws hooguit 2 argumenten of overwegingen. De argumenten moeten onweerlegbaar en niet meer onderhandelbaar zijn. Ga er niet over in discussie, maar herhaal ze en geef eventueel kort toelichting als dingen niet duidelijk zijn.
  5. Geef ruimte voor verwerking
    Het personeelslid zal, afhankelijk van zijn persoonlijkheid, boos, wanhopig, verdrietig, ongelovig of zwijgzaam op het slechte nieuws reageren. Luister, benoem de emoties van de ander, parafraseer wat hij of zij zegt … Respecteer ook felle reacties, maar krabbel zeker niet terug. Minimaliseer niet (‘met jouw talent vind je snel wel een nieuwe school.’) Geef ook geen gratuite opmerkingen als ‘ik heb er ook moeite mee.’
  6. Bespreek ondersteunende stappen
    Als de emotionele storm gaan liggen is, komt de vraag ‘wat nu?’ Geef aan dat je samen wil nadenken over oplossingen. Beloof niets dat je niet kan waarmaken. Kan je helpen bij het vinden van een nieuwe job, doe dat dan. Als de ander vraagt hoe hij dat nieuws thuis moet vertellen, geef dan tips. Verwaarloos deze nazorg niet. Idealiter heb je daar bij je voorbereiding al over nagedacht.

Nog geen abonnement op Klasse Magazine?

  • Krijg 4 dikke magazines voor maar € 10.
  • In december ontdek je hoe je conflicten kan aanpakken binnen je team.
  • Je Lerarenkaart 2019 valt gewoon in je brievenbus.

*Betaal vóór 25 oktober.
Rechthebbende abonnees krijgen dan zeker hun Lerarenkaart thuisbezorgd.