Gepubliceerd op
Doe het zelf

Vermijd een volle mailbox: 4 tips

Overspoelt Smartschool je ook elke dag met mails, soms zelfs met de hele school in cc? Daar kan je iets aan doen, zegt communicatiestrateeg Gunnar Michielssen.

4 tips

  1. Check je mailbox een paar keer per dag

    “Onderdruk je neiging om constant je mailbox te checken. Vergelijk je mailbox met een brievenbus. Je leegt hem een keer per dag. En iedereen vindt dat logisch. Wel, voor een mailbox is een paar keer per dag echt genoeg. Als je directie of je collega’s onmiddellijk een reactie verwachten, kiezen ze beter voor een telefoon of een babbel in de lerarenkamer.”

  2. Beslis meteen wat je met een mail doet

    “Kies onmiddellijk wat je met binnengekomen mails doet: deleten, snel beantwoorden, plannen, doorsturen. Als je de mails blijft parkeren in je inbox, creëer je een bijkomende to do-lijst en dus meer werk. Je mailbox legen vraagt discipline. Maar de winst is groot. Je mailbox is als een (digitaal) bureau. Alleen als je bureau proper ligt, werk je het best.”

  3. Schrijf betere mails

    “Veel mails zijn zo erbarmelijk geschreven dat je tijd verliest om ze te ontcijferen. Daarnaast schrijven directies en leraren nog steeds mails met een inleiding, midden en slot. Geleerd op school. Maar die structuur is te tijdrovend voor mails. Mails wil je scannen. De essentie moet bovenaan en de boodschap moet kort.”


    Directies en collega’s moeten beseffen dat mail totaal ongeschikt is voor sommige vormen van communicatie.

    Gunnar Michielssen - communicatiestrateeg
  4. Verstuur zelf minder mails

    “Wil je minder mails krijgen, stuur dan zelf minder mails. Mails hebben een boemerang-effect.  Hoe meer mails je stuurt, hoe meer je er binnen krijgt. Minder mails krijg je ook door meer e- mailhygiëne. Directies sturen mails met bijlagen naar iedereen of gooien een halve school in cc om toch maar zeker niemand te missen. Een paar extra mensen kan geen kwaad, denken ze. Maar dat klopt niet. Bovendien: mails naar 100 man zijn mails naar niemand. Hoe meer mensen je mailt, hoe kleiner hun engagement.”

    Een mail is maar een van vele communicatiemiddelen. Maar – dat vergeten directies en collega’s wel eens – totaal ongeschikt voor sommige vormen van communicatie. Denk maar aan mails naar ouders met een emotionele boodschap over hun kinderen (sancties, gedragsproblemen), mails waarin vragen een soort pingpong van antwoorden, nieuwe vragen en discussies opstarten of mails om kleine afspraken over projecten te regelen waarbij snel elk overzicht zoek is.”

 

E-mailloze vrijdag

Met het initiatief ‘E-mailloze vrijdag’ promoot Gunnar Michielssen een dag lang communicatie zonder mails. Ook scholen kunnen dat principe uitproberen. “Niet om de e-mail volledig te dumpen, maar om andere manieren van communicatie te (her)ontdekken en wat vaker voor een telefoontje naar leraren of ouders te kiezen.”

Het beste van Klasse in je mailbox?

  • Al 51.000 leraren zijn abonnee
  • 1 keer per week en helemaal gratis
  • Verhalen van collega’s, concrete praktijktips, exclusieve wedstrijden ...