Gepubliceerd op
Specialist

Opendeurdag digitaal? Geen faalverhaal!

Alle schoolfilmpjes ten spijt lijkt een echt schoolbezoek onvervangbaar. Of toch bijna. Met de tips van deze communicatie-experten blaas je je virtuele opendeurdag leven in. Of maak je een voltreffer van je folder.


Vertrek vanuit de noden van je doelpubliek

“Schoolfilmpjes pakken graag uit met leuke momenten en mooie speelplaatsen, maar zitten ouders en leerlingen daar wel op te wachten? Misschien willen ze weten of je een veggie warme maaltijd serveert, of tot hoe laat de opvang open is. Analyseer daarom hun behoeftes en beperk je niet tot 1 profiel. Met welke info help je de leerling in een rolstoel verder én wat overtuigt de nieuwkomer in het vierde leerjaar? Speel in op leerlingen die de bus nemen én op de fietsers.”

“Ouders die een kleuterschool zoeken voor hun eerste kind, weten niet altijd welke vragen ze best stellen op de infodag. Pols even bij ouders van je leerlingen: ‘wat had je vooraf willen weten over onze school?’ Interessante feedback voor je school én waardevolle input voor je gesprekken met nieuwe ouders.”

“Levendige verhalen brengen je school dichterbij. Die raap je niet alleen bij de directeur of leraar, ook de poetsvrouw, de buschauffeur of de buurtbewoners hebben tips en anekdotes. Breng verschillende stemmen en belevingen in je filmpje, op je interactieve website of in je brochure. Tenslotte wil je dat iedereen die zich inschrijft op je school, zich herkent in je werking en weet waarvoor je allemaal staat.”

Marleen Van Der Plas, creatief directeur bij Billie Bonkers


Knip dat filmpje

“Een half uur via video door schoolgangen dwalen terwijl een vertelstem uitweidt over de geschiedenis van het gebouw, kan best saai worden. Een spanningsboog van 20 seconden is vandaag de dag standaard online. Schaaf daarom aan het scenario van je schoolfilmpje: probeer om de 20 seconden een nieuw thema aan te raken. Bouw je video op als een les: schets het verloop bij het begin. En breng het interessantste naar het einde van het filmpje maar kondig het bij het begin wel aan: wat zijn de meest geliefde vakken van de huidige eerstejaars? Welke uitstappen staan er gepland? Wat vinden de huidige leerlingen tof aan de school? Zo hou je geïnteresseerden een wortel voor om te blijven kijken.”

“Pitch je missie zodat het meer is dan een theoretisch verhaal vol moeilijke woorden. Vertaal je visie op niveau van een potentieel nieuwe leerling. Waar kijkt die naar, wat is voor hem belangrijk? Probeer dat in 1 minuut samen te vatten.”

Frederik Picard, marketing- en communicatiemanager bij Reputations


Moedig interactie aan

“Splits je online infomoment op per studierichting of zelfs per deelgebied: STEM, economie, moderne talen. Als ouders en leerlingen vooraf online inschrijven, kan je de sessies beperken tot een 20-tal personen. Zo verlaagt de drempel om vragen te stellen in een groep onbekenden. Organiseer je korte sessies op verschillende momenten, dan kunnen ze van de ene sessie naar de andere hoppen, net zoals in het echt.”

“Kies voor een online tool die je al kent en waar mensen je geen toegang moeten vragen, zoals Smartschool of Praatbox. In Teams en Google Meet kan je de instellingen aanpassen, zodat de deelnemers vrije toegang hebben. Na een plenair gedeelte over de school of opleiding, kan je met een poll peilen wat je toehoorders al weten. ‘Wie kent een leerling op onze school?’ Of laat hen in de chat aangeven hoe zeker ze nu al zijn van hun studiekeuze. Een stelling lanceren kan ook: ‘Waar of niet waar: als ik aso volg, moet ik later naar de universiteit.’ Zo krijg je een idee van de achtergrond en voorkennis van je publiek.”

“Geef de deelnemers mee dat ze ook specifieke bezorgdheden mogen aansnijden, bijvoorbeeld over een leerstoornis. Anders krijg je achteraf een hoop mailtjes van ouders die de andere deelnemers niet wilden ‘lastig vallen’ met hun verhaal. Terwijl mensen elkaar in een groepsgesprek vaak oplossingen aanreiken.”

Heleen van Schooneveld, verantwoordelijke studentenrekrutering bij VUB


Chat 1-op-1

“1-op-1 vragen stellen aan een leraar of leerling, daarvoor komen overstappers naar een opendeurdag. Online gaan ze nog sneller en gerichter op zoek naar info. De school virtueel nabouwen in Minecraft met avatars van je leraren is dus nergens voor nodig. De sfeer van een campus roep je daarmee niet op. Een simpele knop ‘chat met de leraar’ op je website is veel efficiënter.”

“Vorig jaar boksten wij een virtuele opendeurdag in elkaar aan onze hogeschool. Wat we daaruit leerden, kan scholen uit het secundair zeker op weg zetten. Meteen videocallen met een leraar is een te hoge drempel. Pas na een eerste chat voelt inbellen comfortabel. Chatsessies organiseren lukt perfect met Discord, een tool die bekend is bij gamers en niet kraakt onder een grote toeloop. Slack, bekend uit het bedrijfsleven, kan zeker ook. Laat de ICT-coördinator vooraf de tools wel even proefdraaien met je leraren, zodat alles vlot verloopt.”

Tom Carmans, medewerker online marketing en communicatie bij Karel de Grote Hogeschool


Kies ook voor sociale media

“Benader de leerlingen via hun kanalen. Sociale media kunnen een mooie aanvulling zijn in je communicatie. Lanceer eens een AMA (Ask me anything) op Instagram. Heel laagdrempelig: leerlingen kunnen hun vraag privé stellen op de account van de school. Van ‘Kan ik met de bus naar school?’ tot ‘Heb ik voldoende met 4 uur wiskunde als ik later die opleiding wil volgen?’ Met Instagram Stories zien anderen je antwoord ook. Zo kan je tijd besparen.”

“Het vooraf opgenomen schoolfilmpje kan je afwisselen met een Facebook Live: wandel door de school en speel meteen in op de reacties onder je live stream. Zo geef je ouders en leerlingen het gevoel dat ze er echt bij zijn. Voor wie na je digitale infomoment nog vragen heeft, kan je een chatbox inrichten. Op woensdagnamiddag bijvoorbeeld. Daar kunnen leraren of leerlingen 1-op-1 de laatste twijfels wegnemen.”

Sarah Timmermans, marketingcoördinator bij Universiteit Hasselt


Trek met flyers op stoepbezoek

“Organiseer een online opendeurdag, maar bespaar niet op je flyer. We zijn nog steeds omnimediaal en elk medium heeft zijn kracht: een goede gemaakte folder of brochure biedt meer overzicht dan een website. Ouders of leerlingen nemen die folders nog vaak vast tijdens hun zoektocht naar de geschikte school. Check wel of je communicatie voor iedereen toegankelijk is met deze tool.”

“Klaar om je brochure te bussen? Ga er omgekeerd ook niet van uit dat je kwetsbare ouders beter bereikt met drukwerk dan via een online kanaal. Want het klopt: toegang tot internet betekent niet dat ze gericht informatie vinden, begrijpen en er iets mee te doen. Maar een brochure of flyer in de brievenbus garanderen dat ook niet.”

“Zet daarom in op persoonlijke, mondelinge communicatie. Ga coronaproof aan huis, deel je flyer uit en stel je school voor. Nodig een ouder of kind van de buurt uit om mee te lopen. Zo wek je vertrouwen. Ook spilfiguren binnen een gemeenschap (een mama-verpleegster bijvoorbeeld) zijn vaak bereid om mee te stappen, te tolken. Die openen deuren, en willen ook dat kinderen van hun kennissen naar een goede school gaan. ”

Eric Goubin, docent en onderzoeker communicatiemanagement bij Thomas More

Het beste van Klasse in je mailbox?

  • Al 58.000 leraren zijn abonnee
  • 1 keer per week en helemaal gratis
  • Verhalen van collega’s, concrete praktijktips, exclusieve wedstrijden ...