Gepubliceerd op
Specialist

Je school op de sociale media: “Wacht niet tot er crisis is”

Facebook, Twitter, Instagram … zijn niet meer weg te denken uit de samenleving. Ze maken deel uit van de leefwereld van leerlingen, leraren en ouders. Als school kan je dus niet achterblijven om sociale media een plaats te geven in je communicatie. Niet alleen bij een crisis, maar elke dag. Dieter Van Esch, deskundige bij Intracto, geeft tips.
 


 

Sociale media als een van je reguliere communicatiekanalen

  1. Neem sociale media ernstig

  2. Sociale media zijn geen trend, maar een permanent onderdeel in het leven van jongeren, ouders … en dus van je school. Zorg ervoor dat je weet welke sociale media er bestaan, welke belangrijk zijn en hoe je ze kan inzetten. Maak binnen de school iemand verantwoordelijk voor alle socialemedia-activiteiten, of het nu gaat om monitoring of ze actief inzetten als informatiekanaal of als educatief middel.
     

  3. Goede afspraken maken goede vrienden

  4. Leerlingen denken vaak niet na over wat ze online zetten. Maak in een protocol duidelijk wat wel en niet online geschreven mag worden over school. Dat moet stroken met hoe je op school met elkaar omgaat. Stel je richtlijnen samen met leerlingen én leraren op, zodat ze gedragen worden door iedereen. Je zal merken dat ook leerlingen vinden dat sommige dingen wel en niet online kunnen. Hóu je ook aan je protocol: grijp in als iemand over de schreef gaat.
     

  5. Deel van de communicatiemix

  6. Breng al je communicatiekanalen in kaart en kijk voor welke doelstellingen sociale media een aanvulling kunnen zijn. Zo zijn ze heel geschikt om een hechte gemeenschap te creëren (community building). Je kan bijvoorbeeld een Facebook-groep opzetten waar je ouders regelmatig informeert over activiteiten op school en waar ze kunnen reageren en vragen stellen. Zo blijf je ook op de hoogte van wat hen bezighoudt.
     

  7. Bereid je voor

  8. Net zoals bij andere aspecten van noodplanning is het nodig om het gebruik van sociale media bij een crisis voor te bereiden en te oefenen. Maak per mogelijke crisissituatie op voorhand scripts met vraag en antwoord. Zo anticipeer je op wat er kan gebeuren. Ja hebt geen ruimte om te improviseren: communicatie op sociale media gaat veel vlugger dan in het offline leven.

vrouwenhanden met smartphone

Sociale media inzetten bij crisis

  1. Stealing thunder

  2. Zorg ervoor dat je snel begint te communiceren (voor het begint te ‘donderen’), het liefst vóór ouders of andere betrokkenen zelf vragen beginnen te stellen. Het is belangrijk dat je op alle mediakanalen dezelfde boodschap brengt.
     

  3. Deel van het geheel

  4. Sociale media in crisiscommunicatie zijn niet zaligmakend. Ze zijn maar een van de kanalen die je inzet en vervangen geenszins de bestaande communicatiemiddelen. Zorg dus éérst dat je crisiscommunicatie goed georganiseerd is, en denk dan pas na over hoe je sociale media daarin past.
     

  5. Reageren is de boodschap

  6. Als je vragen of geruchten op sociale media negeert, gaan mensen zelf een verhaal maken. Reageer dus wel, maar wees altijd eerlijk en let op met niet-gevalideerde informatie te verspreiden. In eerste instantie kan je alvast procesinformatie geven. Dat is niet meer dan wat je ziet mocht je als toeschouwer aanwezig zijn. Dat zijn de antwoorden op de vragen: wat? waar? wanneer? Het hoe en waarom van een incident moet eerst gecheckt.
     

  7. Monitor

  8. Er moet iemand zijn die de sociale media volgt en gebruikt. Dat kan bijvoorbeeld via de gratis tool Hootsuite. Zo kan je vragen die rijzen n.a.v. de boodschappen die je verspreid hebt, detecteren. Ze beantwoorden neemt de (media)druk weg en zorgt ervoor dat je crisisteam zelf de regie over de communicatie in handen houdt.

  9. De gepaste maatregelen

  10. In crisissituaties kan en moet je via sociale media niet op álle individuele vragen antwoorden. Als dezelfde vraag vaak terugkeert, kan je daar in het algemeen op ingaan. ‘Er worden gepaste maatregelen genomen’ is misschien een vage omschrijving, maar het maakt wel duidelijk dat je ermee aan de slag bent. Wanneer je meer informatie kan geven, kan je een langere bijdrage op de website publiceren en daar in je sociale media naar verwijzen.
     

  11. Heb geen angst

  12. Gebruik sociale media wijs en op maat. De boodschap moet doordacht en echt zijn. Dat de vorm niet ‘afgelikt’ is, is niet erg. Ook video kan een dankbaar medium zijn om een boodschap empathisch te brengen. Denk maar aan een videoboodschap gefilmd met een smartphone door een directeur die anonieme vandalenstreken veroordeelt.
     

  13. Blijf volgen

  14. Na het einde van een incident loopt de communicatie nog een tijdje door. Sociale media kan je dan inschakelen voor om info te geven over het einde van de noodmaatregelen, slachtofferzorg, opvangmogelijkheden, een rouwregister …
     

  15. Verwijs

  16. Sociale media kan ook na een crisis een informatiebron zijn of leiden naar andere uitgebreidere informatiebronnen zoals de eigen schoolwebsite of die van meer gespecialiseerde partners (politie, brandweer, CLB …).
     

  17. En leer

  18. Na het incident kan je alle binnengekomen vragen bundelen tot een FAQ. En kan je je noodplannen en communicatie daarop afstemmen.

Pik je Lerarenkaart op vóór 8 juli!*

  • Voor je klas en jezelf
  • Meer dan 1000 voordelen
  • Een zomer vol inspiratie
Waar ligt mijn Lerarenkaart?

*Opgelet: dit is je laatste kans om je Lerarenkaart 2019 af te halen