Scholen verzamelen veel informatie over hun leerlingen. Gevoelige informatie vaak. Dat doen ze voor het welzijn van hun leerlingen. Want hoe beter je je leerlingen kent, hoe beter je ze kan begeleiden, toch? Net die goede bedoelingen vormen een valkuil.

De kans dat informatie in de verkeerde handen terechtkomt, is nooit onbestaande. En dus moet je je als school de vraag blijven stellen: is die informatie noodzakelijk? Als je een conflict met een leerling registreert – online of tijdens contactonderwijs – volstaat het om te melden dat er verbale agressie was en welke afspraken je maakte. Die informatie is nuttig voor je collega’s en kan je als noodzakelijk beschouwen. Wie wat zei en welke krachttermen die leerling zich liet ontvallen? Die informatie hoort niet thuis in het leerlingvolgsysteem.

Ofwel stel je een anonieme bevraging op per klas, studierichting, leerjaar of graad. Leerlingen antwoorden anoniem op meerkeuzevragen. Op basis van de resultaten kan je als school je beleid richten op die groepen waar problemen opduiken. De groepen moeten groot genoeg zijn om anonimiteit te garanderen. Dat lukt niet als je wil peilen naar verschillen tussen jongens en meisjes in een klas met slechts 1 meisje. Ook open antwoorden zijn geen goed idee, omdat respondenten zo ook ongewild gevoelige informatie delen en hun identiteit blootgeven. 

Wil je van elke leerling apart weten hoe het met hem gaat? Dan vraag je vooraf schriftelijke toestemming. Aan de leerling zelf, of – bij kinderen jonger dan 13 jaar – aan de ouders. In dat formulier leg je uit waarom je naar het mentale welzijn vraagt, wat je van plan bent met de resultaten, hoe lang je ze bewaart en waar je ze bewaart, zoals in het leerlingvolgsysteem. Werk ook in dit geval zo veel mogelijk met meerkeuzevragen. 

Wat je aanpak ook is, communiceer altijd duidelijk waar leerlingen terechtkunnen met problemen: hun klastitularis, leerlingbegeleiding, de CLB-medewerker. Transparante communicatie is cruciaal in je GDPR-beleid.

Sommige sportleraren vragen hun leerlingen in tijden van afstandsonderwijs om activiteiten te registreren met Strava. Een goedbedoeld initiatief om leerlingen te laten bewegen. Al zie je pedagogische kansen, als school kan je dat niet verplichten. De wetgeving in België laat toe dat kinderen ouder dan 13 jaar zich onder eigen identiteit aanmelden op apps zoals Instagram, Snapchat, Facebook en dus ook Strava. Maar de bedrijven achter die apps verzamelen veel gegevens over hun gebruikers, en niets houdt ze tegen om die verder te gebruiken, buiten je weten om.

De ene app is natuurlijk de andere niet. Veel leraren ontdekken ook de pedagogische meerwaarde van apps. Zoals Kahoot, om voorkennis op te halen bij de start van de les of om op het einde van een leerstofonderdeel na te gaan of iedereen mee is. Kahoot verzamelt veel minder gegevens dan bijvoorbeeld Strava, en springt er ook voorzichtiger mee om.

Elk leerlingvolgsysteem is anders. Het bedrijf dat het leerlingvolgsysteem beheert, verwerkt de informatie. Maak duidelijke contractuele afspraken met dat bedrijf: hoe lang moet het je gegevens bijhouden? Als jij informatie wist in het digitale leerlingvolgsysteem, mag je er ook van uitgaan dat de beheerder ervoor zorgt dat die bestanden effectief vernietigd worden.

Voor sommige gegevens bestaan wettelijke bewaartermijnen. Diploma’s bewaar je maar liefst 50 jaar, een verklaring op eer over de thuistaal 15 jaar. Andere gegevens zoals informatie uit het leerlingvolgsysteem verwijder je als de leerling niet meer op school zit. 

Als school is het je verantwoordelijkheid om te bepalen welke informatie voor wie toegankelijk is. De kernvraag: welke informatie is noodzakelijk? In de praktijk hebben vaak enkel de directeur en de zorgcoördinator toegang tot alle informatie. Leraren krijgen toegang tot de informatie die relevant is voor hen. Dat is afhankelijk van hun positie ten opzichte van de leerling. De klastitularis weet meer dan een vervangleraar die slechts tijdelijk een paar uurtjes in een bepaalde klas komt. De CLB-medewerker en de ondersteuner krijgen enkel toegang tot de dossiers van leerlingen die ze begeleiden. En wees ook voorzichtig als je informatie deelt met stagiairs of leraren die korte vervangingen op zich nemen.

Complexer wordt het wanneer je informatie doorgeeft bij de start van een nieuw schooljaar. Het is niet de bedoeling dat je van een leerling uit het zesde jaar verslagen uit zijn hele loopbaan kan nalezen. Elk jaar beslist de klassenraad welke informatie noodzakelijk is voor het volgende schooljaar. Enkel die info geef je door, andere zaken belanden in het digitale archief. Zolang een leerling op school zit, gooi je dat archief natuurlijk niet weg. Maar het is wel enkel toegankelijk voor een beperkt aantal mensen, zoals de zorgcoördinator. 

Deze antwoorden kwamen tot stand met medewerking van de Data Protection Officers van de onderwijsverstrekkers. Volledig sluitende antwoorden streeft dit artikel niet na. Op zoek naar meer informatie? Kijk op Onderwijs in Vlaanderen of Privacy in Onderwijs, of neem contact op met de DPO van jouw onderwijsverstrekker.