Directeur en schoolsecretariaat: 3 keer sterk teamwerk

© Eva Vlonk

An Saey, secretariaatsmedewerker: “Ann is geen baas die zegt ‘Zo is het’. Als ik niet hetzelfde idee over iets heb als zij, dan kan ik dat gewoon zeggen, zonder haar ervan te proberen overtuigen. Ze maakt altijd tijd om te luisteren, het ook van mijn kant te bekijken en erover na te denken.”

“Ik krijg ook inspraak bij beslissingen. Zo vroeg de leerlingenraad nieuwe speeltoestellen. Na het akkoord van het lerarenteam besprak Ann dat ook met mij. Meedenken over budget, planning, timing, haalbaarheid en meerwaarde maakt mijn job veel aangenamer. Zelfs bij de klas betrekt Ann me af en toe. Eén keer per maand organiseren we klasdoorbrekende werkwinkels. Daarin gaf ik al een keer een lesje Chinees.”

“Het is belangrijk om samen met je directeur bij te blijven met de complexe onderwijsregelgeving, en Ann stimuleert mij ook om daarover vorming te volgen. Dat doe ik steeds meer online, waardoor je minder tijd verliest en op eigen tempo bijleert. De AGODI Academie heeft bijvoorbeeld een aanbod van webinars voor nieuwe medewerkers, maar ook voor mensen met ervaring. Ideaal om je kennis op te frissen of nieuwigheden te leren. Of om even bevestiging te krijgen dat ik nog mee ben.”

An Pepermans, directeur: “Het team ervaart ons als een sterk duo. We kennen elkaars taken en zijn goed georganiseerd. Zo kunnen we snel op elkaar en op onverwachte situaties inspelen. Als ik ziek ben, runnen An en de zorgcoördinator de school. An houdt me dan vanop afstand van alles op de hoogte.”

“Het groot wederzijds vertrouwen groeit met de jaren. Ik heb bijvoorbeeld dyslexie. Als ik een nieuwsbrief schrijf, leest An die altijd na. Elke keer bespreekt ze geduldig de verbeteringen. Dat betekent zoveel voor mij. Zij aanvaardt wie ik ben. Ze neemt me ook veel werk uit handen. Vorig jaar werkte ze niet op maandag, altijd een extra drukke dag: na het weekend willen ouders en leraren je dringend spreken, moet je de maaltijden oplijsten, overlegmomenten met het CLB inplannen … In mijn eentje was dat de hel.”

“Ook de soms zware thuissituaties van leerlingen hoef ik niet alleen te dragen. Ik bespreek met An de situatie, we denken hoe we kunnen helpen, of we de brugfiguur inschakelen en hoe ze in gesprek kan gaan met de ouders. Ik laat dat eerste contact bewust aan haar over om de drempel zo laag mogelijk te houden. Samen zoeken we daarna een oplossing.” 

“Een van de zotste dingen die we samen deden, is de afvalcontainer induiken. Iedereen was al naar huis toen we ontdekten dat het PMD en karton door elkaar zaten. We hebben goed gelachen. Ook die dingen scheppen een band. En ja, we kunnen bij elkaar eens ‘zagen’, maar daar mag het niet stoppen voor ons. Uit alles is iets positiefs te halen, maar je moet het willen zien, dat is ons motto.”

© Katoo Peeters

Petra Lebeau, directeur: “We maakten samen een lijst van alle secretariaatstaken. Sharon en Marjorie konden vrij een deel op zich nemen en zo hun job mee vorm geven. Als mensen autonomie ervaren bij het invullen van hun takenpakket, iets mogen kiezen wat ze graag doen, zullen ze dat ook goed doen. En zin hebben om te groeien in wat ze nog niet kunnen. Zo is Sharon, die ook in het lerarenteam zit, een pak sterker geworden in kijken met een ‘secretariaatsbril’ naar de hele school.”

“Ik hou er niet van om alles te controleren, ik geef liever vertrouwen en verantwoordelijkheid. Ondertussen kennen we elkaar redelijk goed en weten collega’s wat ze zelf mogen beslissen en wat het best wordt afgetoetst op ons periodiek overleg. En dat als ze een fout hebben gemaakt, komen ze dat gewoon vertellen. Voor mij gaat leiderschap delen samen met zeggen: hier mag je fouten maken.”

Marjorie Saussez, secretariaat: “Petra geeft ons ruimte om taken te kiezen en dat is leuk. Je kan meer een eigen plek innemen en inzetten op je talenten. De organisatie van de schoolfotograaf mocht ik bijvoorbeeld zelfstandig uitwerken: overleg met de fotograaf, zoeken naar een online systeem, een locatie … Na afloop zullen we samen evalueren. Heel fijn dat ik niet enkel moet uitvoeren. Ik word gestimuleerd om na te denken over de verschillende stappen en voel me zo veel meer betrokken.”

“Je krijgt ook een andere band met je leidinggevende. Ik heb het gevoel dat we echt samen-werken en dat er naar ons wordt geluisterd. Zo is er het project ‘Smakelijke school’ rond gezonde voeding. Petra had het idee om elke dag iets anders aan te bieden: fruit, yoghurt, kaas, soep en hummus. Een mooie kans, maar voor 400 leerlingen niet haalbaar. Want dat betekent veel leveranciers, alles kunnen stockeren, extra vrijwilligers … Samen besloten we de keuze te beperken tot fruit en soep.”

Sharon Van Nuffel, secretariaat, leraar lichamelijke opvoeding: “Vorig schooljaar ben ik onverwacht in de job gesprongen, maar dit jaar was het een bewuste keuze. Ik hou van gevarieerd werk en doe beide jobs graag. Toen ik eraan begon, wist ik niet hoe de administratie van een school in elkaar zat. Ik heb het rustig mogen leren en kreeg hulp vanaf de eerste minuut. Marjorie stuurde me vooraf al de handleidingen voor personeelsadministratie door. En als er een probleem is of je wil iets persoonlijks vertellen, is Petra er altijd. Een babbeltje, een koffie, een stukje chocola en we zijn weer paraat. Je staat er niet alleen voor en dat geeft vertrouwen.”

“Ik krijg ook best veel verantwoordelijkheid. Zo organiseer ik de vrijwilligerswerking op school: de voor- en nabewaking , middagtoezicht en het project ‘Smakelijke school’. In totaal stuur ik een groep van 20 mensen aan: gesprekken met de vrijwilligers, roosters opmaken, bijeenkomsten op poten zetten, horen bij collega’s hoe de vrijwilligers het doen, zoeken naar oplossingen als plots iemand ziek valt … Ondertussen weten de vrijwilligers ook dat ze bij mij terechtkunnen als er iets is, zo neem ik Petra ook werk uit handen.”

© Eva Vlonk

Annabelle Knudde, personeelsadministratie: “Leerlingenadministratie, boekhouding en personeelsadministratie delen samen een bureau. Niet altijd evident is, maar in deze school echt nodig, want de leerlingen inschrijven en leraren aanstellen lopen hier helemaal anders. We moeten ook altijd bereikbaar zijn. Als een leerling om 16 uur nog aankomt, kan je niet zeggen ‘Mijn werk zit erop voor vandaag’.”

“Leerlingen komen via het Zeepreventorium bij ons terecht. We nemen contact op met hun thuisschool, checken welke richting en vakken ze volgen, stellen een lessentabel op, maken een account in Smartschool aan en zorgen ervoor dat de leerling de volgende dag zijn lesprogramma hier kan verder zetten. Dat betekent dat de leraren hier flexibel moeten zijn. Ik speel kort op de bal met het eigen lerarenteam, bespreek met hen wie welke vakken kan geven. En ik bewaak het overzicht over de verdeling van de uren zodat de werkdruk eerlijk verdeeld is.”

“Vrijdag is mijn vaste thuiswerkdag, behalve in september en juni. Heel fijn dat Sabine ons die kans geeft, want in een dag telewerk kan ik heel veel werk verzetten. Er is minder afleiding. Ik gebruik die tijd bewust voor meer complexe taken zoals de zendingen naar het werkstation. Eén dag thuiswerk is ideaal. Ik zou anders het directe contact missen. Als leraren een nieuwe opdracht krijgen, wil ik hun reactie kunnen zien. Als het nodig is, kan je ‘live’ veel sneller een andere oplossing zoeken.”

Sabine Vincke, directeur: “Hier is het elke maand 1 september. De therapie van een leerling, bijvoorbeeld bezoek aan de kinesist, psycholoog of diëtist, gaat altijd voor. Het is telkens puzzelen om dat in een lessenrooster te gieten. Het secretariaat maakt de uurroosters van de leraren op en daar ben ik blij mee. Ze hebben er zoveel ervaring mee dat ik die taak met een gerust hart aan hen toevertrouw.”

“Wie hier komt werken, moet veel meer kennen dan de onderwijsregelgeving. Het moet iemand zijn met veel empathie. Het zijn immers allemaal zieke leerlingen die hier school lopen en daar moet je mee om kunnen. Je moet ook goed op de hoogte zijn van alle ziektebeelden van de leerlingen en weten wat je moet doen in elke situatie.”

“Thuiswerk is hier de normaalste zaak van de wereld. Mijn medewerkers verzetten thuis vaak veel meer werk dan op school omdat ze minder worden gestoord. Het is vooral een kwestie van vertrouwen.”