Interne communicatie op school: 5 tips om de boodschap te doen plakken

In een school is er heel wat interne informatie te verspreiden. Hoe pak je dat het best aan? Wat doe je mondeling, via mail, intranet of op papier? Hoe weet je of je team de boodschap oppikt? Ellen Cornelis, specialist in interne communicatie, geeft 5 gouden tips. “Intern beginnen is extern winnen.”

Ellen Cornelis:
“Alles begint met goede interne communicatie. Als die er niet is, is het veel moeilijker om je leraren en medewerkers écht te bereiken. Het is een cruciale schakel om iedereen te verbinden met elkaar en met de school. Vanuit duidelijke afspraken en een gemeenschappelijk doel, zorgt sterke communicatie voor betrokken en trotse medewerkers. Dat stralen ze ook uit naar de buitenwereld en komt dus uiteindelijk het imago van je school ten goede.”

1. Breng de frustraties en noden in kaart

Ellen Cornelis: “Leraren worden vaak overstelpt met vele losse flodders via verschillende kanalen. Niet te verwonderen dat ze af en toe het noorden kwijt zijn, boodschappen missen of afhaken. Directeurs zitten op hun beurt met de handen in het haar omdat hun boodschap niet opgepikt wordt. Frustraties aan beide kanten dus. Maar een kant-en-klare oplossing die voor iedereen werkt, bestaat helaas niet.”

“Breng daarom eerst de noden van iedereen in jouw team in kaart via een vragenlijst of overleg. De manier waarop leraren bereikt willen worden, verschilt immers. Bovendien werken in schoolteams verschillende generaties, die verwerken info op een andere manier.”

2. Maak een plan op maat van je school

Ellen Cornelis: “Stel op basis van de resultaten samen een communicatieplan op, doe dat niet in je eentje als directeur. Onderscheid dringende, niet-dringende, simpele en complexe informatie om de juiste vorm te kiezen. Kies gericht welke 3 of 4 communicatiekanalen (bv. Teams, intranet, mail, WhatsApp, face to face overleg) jullie voor welke doeleinden gebruiken.”

“Formele informatie (need to know) is taakinformatie die je nodig hebt om je job goed te kunnen doen. Die zet je online, bijvoorbeeld op Teams of intranet, zodat ze altijd terug te vinden is. Maar geef dit ook nog eens via een ander kanaal mee: tijdens een overleg of per mail.”

“Informele informatie (nice to know en de wistjedatjes) kan via Whatsapp of face to face overleg. Bepaal samen de vaste momenten voor overleg of het versturen van een mail, nieuwsbrief of verslag. Spreek voor elk kanaal af wanneer het gelezen moet worden, of er antwoord of actie op wordt verwacht. En omdat er in een school heel wat personeelswissels zijn, evalueer je het best jaarlijks of om de 2 jaar en stuur je bij waar nodig.”

“Interne communicatie is ook niet per se een taak van de directeur alleen. Die hoeft niet alles zelf te doen. Ga op zoek naar de talenten en competenties. Als je merkt dat een collega sterk is in het schrijven van teksten of communicatieskills heeft, maak die dan deel van je communicatieteam.”

3. Breng je boodschap in woord en beeld

Ellen Cornelis: “Hoe je boodschap visueel binnenkomt, is essentieel om verder te lezen. Forward niet zomaar een bericht. Vaak zegt het onderwerp niet veel. Pas het gericht aan. Geef je mededeling structuur. Hou je teksten beknopt, werk met tussentitels, gebruik opsommingstekens, verwijs door naar bijlagen of andere kanalen, zet in op actief taalgebruik, formuleer duidelijke call to actions.”

“Wil je je boodschap nog aantrekkelijker maken? Voeg infographics of beelden toe. Canva (Pro-versie gratis voor leraren, nvdr) is een tool die je daarbij kan helpen.”

4. Investeer in persoonlijk contact

Ellen Cornelis: “Zet niet alles op mail maar maak bewust tijd voor persoonlijk contact. Samen een kop koffie drinken of lunchen in de lerarenkamer neemt drempels weg en zorgt ervoor dat je aanspreekbaar en bereikbaar bent.”

“Luister naar medewerkers. Je verzamelt een schat aan informatie waar je als leidinggevende mee aan de slag kan. Zorg voor face to face momenten met het ganse team. Dat is een win win: je kan info verspreiden, ruimte geven aan het team om samen te praten en te verbinden. Zo weet je wat er echt leeft in een team.”

5. Wie zoekt die vindt

Ellen Cornelis: “Waar stond dat ook al weer? Hebben we dat zo afgesproken? Moest ik dat doen? Herkenbaar voor elke school. Verslagen zijn geen sexy lectuur, maar het zijn handige naslagwerken met relevante informatie die niet verloren mag gaan. Hoe goed je je communicatieplan ook opmaakt, vergeten is menselijk.”

“Belangrijke informatie communiceer je via diverse kanalen. Je geeft het bijvoorbeeld een vaste plek op het intranet of binnen jullie documentstructuur en via de chat stuur je een reminder uit. Gelukkig kan je met goede trefwoorden en handige zoekfuncties snel informatie terugvinden.”

Ellen Cornelis geeft binnen eclat advies, coaching en opleidingen over interne communicatie.

Rebecca De Clerc